Excel-资料汇总_Excel表格的35招必学秘技(图文最终版)

Excel-资料汇总_Excel表格的35招必学秘技(图文最终版)内容摘要：

Excel 表格的 35 招必学秘技（图文最终版） 也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函数实 现过上千次的复杂运算，也许你认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意。但我们 平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。 本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风情。 目录： 1、建立分类下拉列表填充项 2、建立“常用文档”新菜单 3、让不同类型数据用不同颜色显示 4、制作“专业符号”工具栏 5、用“视面管理器”保存多个打印页面 6、让数据按需排序 7、把数据彻底隐藏起来 8、让中、英文输入法智能化地出现 9、让“自动更正”输入统一的文本 10、在 Excel 中自定义函数 11、表头下面衬张图片 12、用连字符“&”来合并文本 13、快速打印学生成绩条 14、Excel 帮你选函数 15、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 16、为单元格快速画边框 17、控制特定单元格输入文本的长度 18、成组填充多张表格的固定单元格 19、改变文本的大小写 20、提取字符串中的特定字符 21、把基数词转换成序数词 22、用特殊符号补齐位数 23、创建文本直方图 24、计算单元格中的总字数 25、关于欧元的转换 26、给表格做个超级搜索引擎 27、Excel 工作表大纲的建立 28、插入“图示” 29、熟悉 Excel 的“从文本到语音” 30、Excel 中“摄影”功能的妙用 31、在多张表格间实现公用数据的链接和引用 32、“驯服”Excel 2002 的剪贴板窗口 33、利用公式审核工具查看数据出处 34、巧用 Excel 2002 的“智能鼠标” 35、Excel 2002“监视”窗口的应用 一、建立分类下拉列表填充项 　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数 据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 　　1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企 业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 　　2.选中 A 列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业” 字符后，按“回车”键进行确认。 　　仿照上面的操作，将 B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 　　3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列（如 C 列），执行“数 据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧 的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商 业企业”，“个体企业”……序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。 　　再选中需要输入企业名称的列（如 D 列），再打开“数据有效性”对话框， 选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退 出。 　　4.选中 C 列任意单元格（如 C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业 类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格（如 D4），单击下 拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格 中。 　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列， 右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 　　二、建立“常用文档”新菜单 　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中， 方便随时调用。 　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框（图 1）。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜 单”拖到菜单栏。 图 1 　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用 文档”）。 　　2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一 项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作 对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。 　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹 出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过 按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件 夹，并选中该工作簿文档。 　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 　　4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文 档”菜单，单击其中的相应选项即可。 　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插 入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。 三、让不同类型数据用不同颜色显示 　　在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示，大于 等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示，低于 1000 元的工资总额以“棕色”显 示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 　　1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命 令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等 于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格 式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 　　2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于 1500， 字体设置为“蓝色”；小于 1000，字体设置为“棕色”）。 　　3.设置完成后（图 2），按下“确定”按钮。 图 2 　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 　　四、制作“专业符号”工具栏 　　在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入， 我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。 　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名如 “fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制 宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中， 再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。 　　仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。 　　2.打开“自定义”对话框（参见图 1），在“工具栏”标签中，单击“新建”按 钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区 中出现一个工具条。 　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按 钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。 　　3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。 　　4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项， 打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如 fuhao1 等），确定退出。 　　重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。 　　5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符 号”工具栏（图 3），向单元格中快速输入专业符号了。 图 3 　　五、用“视面管理器”保存多个打印页面 　　有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。 　　1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉， 选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打 印的行（或列）隐藏起来。 　　2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按 钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按 钮。 　　3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印 视面。 　　4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”（如图 4），选中需要打 印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来， 简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就 OK 了。 图 4 六、让数据按需排序 　　如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不 是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。 　　1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中， 在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间, 三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。 　　2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对 话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框（如图 5），按其中的下拉按 钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行 了排序。 图 5 　　七、把数据彻底隐藏起来 　　工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。 　　1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开 “单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在 右边“类型”下面的方框中输入“；；；”（三个英文状态下的分号）。 　　2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。 　　3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好 密码后，“确定”返回。 　　经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功能也不能让其现形。 　　提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可 以防止别人删除你隐藏起来的数据。 　　八、让中、英文输入法智能化地出现 　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反 复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢? 　　选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有 效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中 “打开”选项后，“确定”退出。 　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法 （输入法列表中的第 1 个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文 输入法自动关闭。 　　九、让“自动更正”输入统一的文本 　　你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看 吧。 　　1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。 　　2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小 写），在“替换为”下