财务软件功能应用中的逻辑校验及其界面警示

财务软件功能应用中的逻辑校验及其界面警示内容摘要：

财务软件功能应用中的逻辑校验及其界面警示 张有峰 【摘要】软件既作为承载用户思想与接纳用户创意的载体，又充当快速正确地完成专业事务的工 具。而财务软件还有另一重要特性，那就是依照会计核算的规程并结合财经法规的要求，提高会计工 作的规范性，保障业务处理过程与处理结果的正确性。了解财务软件内部校验的规范，将有利于充分 利用软件的各项功能，合理编配操作进程，高效率完成会计业务处理工作。 【关键词】财务软件，功能，校验，警示 信息化给会计工作所带来的最直接的优势， 一是快速，二是正确。这两大优势的发挥，都依 赖于财务软件内部的校核与验证。可以说，用户 所进行的每一步骤的操作，都处于软件内部逻 辑校验功能的严密监控之下。 一、逻辑校验的含义与功用 1．逻辑校验的含义 逻辑校验是指软件按照会计工作规范与系 统应用程式，对用户输入的信息或定义的规则 进行检测与验证的内部进程。在信息化业务处理 过程中，校验是控制数据进入系统的必要的步 骤，也是保证会计数据正确性的有效手段。 逻辑校验的依据可以是客观法则，比如算 术运算、关系运算的结果验证，也可能是会计核 算规则，比如借贷方向、登账顺序的检验，或者 是用户设置的参数与选项，如金额范围、凭证类 别标识等等。 当系统在校验过程中侦查到违规任务或差 错点时，通常以弹出窗口的方式报告所发现的 问题，并提示用户进行正确的操作。比如，遇凭 证借贷不平衡时会拒绝存盘，并提示用户错误 所在；有时系统对校验结果并不作出任何反映 只是限制用户继续下一步的操作进程，或屏蔽 软件内部的某一处理功能，比如未经审核的凭 证不会出现在过账时的凭证选择范围内。 2．逻辑校验的作用 严密的逻辑监控，表面上限制了用户的操 作行为，约束了用户的业务处理思路，实质上 保障了业务规则的严肃性，提高了会计核算的 质量。从通用软件的设计原理与工作特性来看， 财务软件的逻辑校验功能具有以下几方面的作 用： 1 （1）阻断错误数据进入系统。通过软件数 据入口进入系统的各类数据，必须是正确的， 符合会计核算规范的。所以，软件在数据录入环 节设置了诸多的关卡或屏障，以检验或纠正用 户数据中的错误。像借贷平衡校验、数量单价金 额计算关系验证、编号或代码属性检验等，都是 为了过滤掉错误的用户数据。 （2）发现非正常情况所带来的问题。在软 件系统的工作过程中，有多种因素会扰乱系统 内部的工作秩序，如突然断电、强行关机、非正 常退出等等，这些非正常情况轻则影响用户操 作，或中断软件的内部处理，重则破坏系统内 部功能，或丢失数据。有些数据一旦丢失，会使 账套资料丧失完整性，严重时会导致库内数据 发生致命性错乱。 软件本身需要借助于内部校验功能对数据 库内容实施监测，依照数据间的运算关系、逻辑 关系、承接关系、项目完整性方面的规则，及时 发现有问题数据，并提示用户采取适当的防范 与纠正措施。金蝶软件的账套修复、账套碎片整 理功能，以及用友软件的清除异常任务、清除单 据锁定等功能，就是针对这些情况而设置的。 （3）验证子系统间的数据衔接关系。软件 以凭证传递或操作连动的方式，建立起账务处 理系统与其他各专项业务处理系统之间的联系 相关子系统数据库内的数据，因为这种关系而 呈现出高度的一致性，例如固定资产系统的折 旧清单，必须与账务系统的折旧明细账记录完 全一致。但是，由于各子系统是独立运作的，其 中一个系统在处理关联数据时，可能因为各种 原因并未触发相关联系统的连动操作，这可能 导致子系统间的数据对应关系的错乱。所以，软 件需要借助于校验功能，维护各子系统间联接 数据的完整性与正确性。 2．凭证项目完整性检测 （4）纠正不当设置或不当操作所导致的错 误。系统参数设置方面的问题，会直接嫁接到被 约束内容的最终结果中，从而影响业务处理的 正确性，而且这种影响不仅具有隐蔽性，还具 有潜伏性，可能会跨越多个会计期间或多个操 作环节，所以需要软件必须具有防范因不当设 置而导致数据错误的措施；而判断并纠正用户 的错误操作，更是软件应该具备的基本的防范 功能。例如，当用户将凭证代码生成方式设置为 自动生成方式，而在录入凭证时又试图手工输 入凭证代码时，软件就会作出相应的拒绝或警 示反应；或者，当用户输入的凭证代码不符合 设定的连续编码规则时，系统会拒绝接受并告 知正确的编码规范。 记账凭证的项目完整性有两方面的体现， 首先是项目内容的绝对完整，即凭证的编码、日 期、摘要、科目、借贷方向、金额等各要素必须都 有实际的内容，缺少其中任意一项，系统都会 作出相应的反应。比如，在用友软件凭证录入过 程中，如果缺少任意一行摘要内容，则点击“保 存”命令时，会将弹出“摘要不能为空”的报错窗 口。 完整性的另一种情况是相对完整，即当用 户激活了凭证或凭证中某一要素的一个属性时 就必须输入这一属性的值。例如，当选择了管理 费用科目的部门核算属性，则在录入管理费用 科目时必须同时输入部门名称；同样，若将库 存商品科目设置为数量核算科目时，则必须输 入库存商品的数量与单价。否则，会因为录入项 目不完整而面临系统报错的尴尬。 二、记账凭证的逻辑检验与差错 防范 作为账务数据的唯一入口，保障记账凭证 各项目数据完整正确措施的重要性不容置疑。财 务软件的逻辑校验功能，在凭证的录入、审核、 过账等环节都有充分的应用与体现。 3．凭证类别与编码验证 记账凭证的编码由类别标志代码（通常为 汉字）与序号两部分构成。所以，凭证编码控制 也有两方面内容：一是对凭证类别与凭证内容 的匹配验证，二是对凭证编号连续性的检测。 如果用户启用了凭证分类机制，则录入凭 证时必须输入凭证的分类。而系统要做的是验证 凭证类别所定义的条件与当前凭证内容是否相 附，如果发现不相符，则拒绝保存凭证并给出 相应信息，如图 2 所示。 1．借贷平衡校验 软件能够参照相关凭证参数的要求，自动 对凭证金额进行借贷平衡检验。按账务处理规则 的要求，系统将拒绝保存借贷不平衡的记账凭 证，同时向用户报告借贷方差额数据。 图 1 显示的是金蝶软件中当用户保存记账 凭证时系统弹出的报错窗口。原来，用户所录入 凭证的贷方科目的发生额是个借方红字冲销额 其金额与第一个科目的蓝字数额落在了同一方。 从原理看，这张一蓝一红发生额相抵的凭证是 应该可以被接受的。那么，系统为什么认为凭证 无贷方金额而不予接受呢？原来，系统参数中 有一内容为“凭证借贷双方都必须有”的选项被 用户启用，所以，在没有出现贷方发生额情况 下，这张凭证未能获得系统的检测认可。由此可 见，借贷平稳校验在有些软件中是可以被个性 化定义的。 图 2 保存凭证时系统弹出的类别报错信息 凭证编码的另一项检测是对编号连续性的 检测。如果凭证编码由系统自动生成，则所产生 的编号一定符合连续递增的规律；但若编号由 用户手工输入产生，则很可能因各种原因而出 现不符系统要求的情况，以致引发系统出现“该 凭证已存在”或“凭证编号不连续”的报错。在有 些软件中，允许用户通过设置系统参数的形式 来确立凭证是否需要连续编号的规则。如果用户 不选择凭证必须连续编号的选项，则系统只对 凭证进行编号是否重复的检测，而并不进行编 号是否连续的验证。 图 1 保存凭证时系统弹出的报错信息 2 4．科目与辅助项目检查 问，此时如果选择“是”，则弹出另一授权窗口 ， 要求输入另一有足够金额权限的操作员的姓名 （或代码）与密码。如果选择“否”，则中断当前 操作。 凭证金额校验的另一项检测是赤字检测。系 统能够自动对当前凭证的发生额与该科目的当 前余额进行比对，如检测到当前发生额超出了 合理的范围，则要求用户核实并作出适当处理。 图 4 是用友软件中，当保存的记账凭证中的库 存现金科目的发生额大于当前可支付余额时， 系统给出的提示信息。 会计科目的检验有两个方面，一是对科目 合法性的验证，即检查所输入的科目是否存在 另一项是对科目级别的检测，即检查所用科目 是否为最末级科目。任何现存科目表之外的科目 以及非最末级科目都会被系统拒绝。图 3 是使用 了一个非最末级科目时系统报告的错误信息。 图 3 保存凭证时系统弹出的科目报错信息 如果凭证中出现设置了辅助核算（如往来 核算、部门核算、通用项目核算等等）属性的会 计科目，则必须在输入会计科目的同时，选择 或输入辅助核算项目的内容，必要时还须输入 辅助项目所涉及的多个参数值。不然，系统会因 为不能检测到必要的辅助项目参数而给出相应 的错误信息。 图 4 保存凭证时系统弹出的金额赤字信息 2．科目权限的定义与控制 与金额控制的原理相类似，软件允许管理 员对每一操作员的科目使用权限进行适当的控 制，以便从业务内容的角度限制用户的日常操 作权限。软件可能提供系统级的科目权限总体控 制开关，也可能只提供用户级的科目权限设置 选项。如果管理员启用了科目权限控制功能，那 么就需要结合岗位设置与内部分工，为用户设 置相应的科目使用权限。 在金蝶软件的用户权限管理窗口，选中“检 查科目权限”复选框，表示启用了对当前用户的 科目权限控制功能，管理员通过“权限对象”栏 的“科目权限”项设置用户的科目使用范围。在录 入、查询记账凭证，设置自动转账业务过程中， 系统将检查当前用户是否具有对所涉及科目的 使用权。如果系统发现用户不拥有对当前操作科 目的使用权，则拒绝接受用户指令。图 5 是在金 蝶软件的凭证录入环节，当用户输入一个不具 有应用权限的会计科目时，系统弹出的错误提 示窗口。 三、用户自定义控制项目的设置 与应用约束 通用软件初始化过程中，需要用户或多或 少地设置一些与凭证、账簿、报表以及系统管理 相关的参数，这些参数共同构筑起用户系统的 个性化应用框架。在众多参数中，有一部分是用 来定义系统内置数据的逻辑关系的，比如凭证 保存后是否立即过账、日记账是否需要专门定义 等等；还有一些是用以规范或约束用户的操作 权限的，比如用户金额权限控制、用户科目使用 权限控制等等。这些参数发挥作用的过程，通常 需要逻辑检测功能的配合。 1．金额权限的设置与检测 因为岗位、职务的差别，每一会计人员的权 限项目以及权限使用的范围都可能不同。由此， 常采用对一般会计人员或次要岗位会计人员进 行金额权限控制的管理方法。 财务软件通常在系统参数中设置金额权限 控制功能的启用开关，当启用这一控制手段时 管理员就可以对每一操作员设置金额权限范围。 在用友软件的业务处理过程中，如果受限用户 处理的单据金额超过了设定的限额，则系统弹 出“超过授权金额，是否进行授权签字？”的询 图 5 用户输入一科目时系统弹出的控制信息 科目权限的设置及其控制措施的实施，强 3 化了业务主管人员对重要内容或关键业务的控 制能力，提高了企业资产乃至整个账务系统所 涉及的经济事项的安全性。 3．报表审核公式的设